Neben der klassischen Zeiterfassung gewinnt ein weiteres digitales Tool zunehmend an Bedeutung: die digitale Personalakte. Doch was genau verbirgt sich dahinter, und welche Vorteile bietet sie Ihrem Unternehmen?

Die digitale Personalakte ist eine elektronische Version der klassischen Papierakte. Sie speichert alle wichtigen Informationen zu Mitarbeitenden zentral und sicher. Dazu gehören Verträge, Weiterbildungsnachweise, Gehaltsinformationen, Abwesenheitsanträge und vieles mehr. Durch die digitale Verwaltung dieser Dokumente wird der administrative Aufwand reduziert und die Suche nach bestimmten Informationen beschleunigt. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Platz im Archiv.

Ein weiterer Vorteil der digitalen Personalakte ist die verbesserte Datensicherheit. Zugriffsrechte können individuell vergeben werden, sodass nur berechtigte Personen bestimmte Daten einsehen oder bearbeiten können. Zudem ermöglicht die Digitalisierung die Einhaltung von Datenschutzvorgaben, da Prozesse überwacht und Protokolle erstellt werden können.

In Kombination mit einer modernen Zeiterfassung lässt sich so eine umfassende und effiziente Personalverwaltung aufbauen, die Ihrem Unternehmen Zeit, Ressourcen und Kosten spart – und gleichzeitig den Mitarbeitenden Transparenz und Vertrauen bietet.

Nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung und kombinieren Sie Zeiterfassung mit der digitalen Personalakte, um Ihre Personalarbeit zukunftsfähig zu gestalten.

Effiziente Zeiterfassung für dein Unternehmen

Du führst ein Hotel oder ein Restaurant und suchst nach einer effektiven Lösung, um die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter einfach und transparent zu erfassen? Dann bist du bei EDV Gehring genau richtig. Wir bieten spezialisierte Systeme zur Mitarbeiterzeiterfassung, die dir dabei helfen, dein Personalmanagement zu optimieren und Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

Über 35 Jahre Erfahrung in der Hotellerie und Gastronomie

Seit über 35 Jahren steht Daniel Gehring für zuverlässige EDV-Beratung und -Lösungen in der Hotellerie und Gastronomie. Gerade in den letzten 10 Jahren hat er sich auf die Integration von Mitarbeiterzeiterfassungssystemen spezialisiert. Diese Systeme sorgen nicht nur für eine transparente und gerechte Arbeitszeiterfassung, sondern steigern auch die Effizienz und die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter. Denn: Wer weiß, dass seine Arbeitszeit fair und genau erfasst wird, arbeitet motivierter und mit mehr Vertrauen.

Flexible und maßgeschneiderte Lösungen

Wir verstehen die speziellen Anforderungen, die der Alltag in der Hotellerie und Gastronomie mit sich bringt. Durch unsere Kooperationen mit verschiedenen Softwarepartnern bieten wir dir flexible Lösungen, die sich an deine individuellen Bedürfnisse anpassen lassen. Egal, ob du ein kleines Restaurant oder ein großes Hotel führst – wir haben die passende Zeiterfassungslösung für dich. Zusätzlich bieten wir Lösungen zur Personaleinsatzplanung an, die sich nahtlos an die Zeiterfassung anbinden lassen. So hast du alle wichtigen Informationen auf einen Blick und kannst deinen Personaleinsatz optimal planen.

Hochwertige Systeme – hergestellt in Deutschland

Unsere Systeme sind nicht nur flexibel, sondern auch qualitativ hochwertig. Die Zeiterfassungsterminals werden in Deutschland hergestellt und bieten die Möglichkeit, bestehende Transponder von Türschließsystemen zu integrieren. Das bedeutet für dich: weniger Aufwand bei der Umstellung, eine nahtlose Integration in deinen bestehenden Betrieb und den Vorteil, dass deine Mitarbeiter nur ein Medium für die Türöffnung und die Zeiterfassung benötigen.

Persönlicher Service von Anfang an

Von der ersten Beratung über die Auswahl der passenden Hardware und Software bis hin zur Installation und Schulung deiner Mitarbeiter – wir begleiten dich bei jedem Schritt. Unser Ziel ist es, dir eine möglichst einfache und stressfreie Lösung zu bieten, damit du dich auf das konzentrieren kannst, was wirklich zählt: deine Gäste zufriedenzustellen.

Vertrauen in EDV Gehring

Vertraue auf EDV Gehring, wenn es darum geht, deine Personalmanagementprozesse zu optimieren, Zeit zu sparen und Kosten zu senken. Lass uns gemeinsam dein Unternehmen auf das nächste Level bringen – mit smarter Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung, die sich deinem Betrieb anpassen.

Sie kennen bereits die Vorteile, die eine digitale Zeiterfassung für Unternehmen und Mitarbeiter bieten kann und haben dennoch Bedenken. Fragen Sie sich, ob sich der Umstieg auf eine digitale Zeiterfassung auch in Ihrem individuellen Fall lohnt? Womöglich erscheinen Ihnen die Kosten zu hoch oder der Aufwand zu groß – und Sie haben "ja auch nur wenige" Mitarbeiter … Dann sind Sie genau auf der richtigen Seite gelandet.

Wann lohnt sich eine digitale Zeiterfassung?

In den folgenden Abschnitten präsentieren wir praxisnahe Beispiele und Rechenmodelle, um Ihnen aufzuzeigen, wie sich die Einführung einer digitalen Zeiterfassung für Ihr Unternehmen wirtschaftlich auszahlen kann. Wir werden zwei konkrete Szenarien betrachten, in denen Unternehmen von unterschiedlicher Größe und Branche die Zeiterfassung optimiert haben und positive Ergebnisse erzielt haben. Diese Beispiele sollen Ihnen dabei helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen und die Wirtschaftlichkeit der digitalen Zeiterfassung für Ihr Unternehmen zu bewerten.

Mal nachgerechnet!

Im September vergangenen Jahres sorgte das Urteil des BAG (Bundesarbeitsgericht) zur Zeiterfassungspflicht – gerade rechtzeitig zur größten HR-Messe in Deutschland – für Schlagzeilen. Das Bundesarbeitsgericht bestätigte das Urteil des EuGH aus 2019 und hinterließ dabei viele unbeantwortete Fragen. Während einige Unternehmen vorsorglich nach neuen Lösungen suchten, zögerten andere und warteten auf weitere Klarstellungen. Die Bedenken waren groß, unnötige Kosten zu verursachen und vermeintlich einfache Abläufe, die bisher mit Zettel und Stift oder Excel erfasst wurden, zu verändern. Dabei ist diese Form der Erfassung – unabhängig vom rechtlichen Stand – voller versteckter Kosten und ein wahrer Motivationskiller. Als würden die Mitarbeiter tägliche Strafarbeit leisten und der Chef bezahlt das Nachsitzen noch obendrauf. Eine Situation, in der beide Seiten verlieren. Kurz aufgeschrieben wird deutlich, wie hoch der Verlust tatsächlich sein kann. Erschrecken Sie sich nicht:

25 Mitarbeiter …

1. ... schreiben 2 Minuten täglich Ihre Arbeitszeiten auf.
   (Kommen – Pause Anfang – Pause Ende – Gehen)
2. ... runden dabei mal mehr, mal weniger großzügig auf
   (10 Minuten im Durchschnitt pro Person am Tag; Beginn: 07:03 = 07:00, Ende: 16:08 = 16:15)
3. ... geben Ihren Stundenzettel bei der Buchhaltung ab
   (oder müssen dazu aufgefordert werden), der nun zur Auswertung in ein Programm manuell übertragen wird. (15 Minuten im Monat/Person)

Das sind - bei 25 Mitarbeitern - rund 5,3 Stunden pro Tag, also 26,5 Stunden pro Arbeitswoche. In 2022 haben Arbeitgeber laut *Statista im Durchschnitt 39,50€ (inkl. aller Lohnnebenkosten) für eine Arbeitsstunde gezahlt. In unserem Beispiel mit 25 Mitarbeitern kostet diese Form der Zeiterfassung 209,35 Euro am Tag. 

Wagen wir den Vergleich!

25 Mitarbeiter …

1. ... buchen täglich 0,5 Minuten Ihre Arbeitszeiten am Terminal.
2. ... vergessen hin und wieder eine Buchung, was korrigiert werden muss. (5 Minuten im Monat pro Person)
3. ... erhalten am Monatsende die Auswertung Ihrer Arbeitszeiten. Die Buchhaltung macht den Monatsabschluss mit wenigen Klicks in der Software.
   (2 Minuten im Monat/Person) 

Hier liegt der Zeitaufwand bei rund einer halben Stunde am Tag, 2,5 Stunden pro Arbeitswoche. Demnach liegen die Kosten bei 13,82€ pro Tag. 

Datafox360°

FAZIT: Eine digitale Zeiterfassung rechnet sich immer! In unserem Datafox Partnerportal finden Sie garantiert eine maßgeschneiderte Komplettlösung, die optimal auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Sie werden überrascht sein, wie schnell sich diese Investition amortisieren wird!

Mit der digitalen Zeiterfassung werden die Arbeitszeiten und Fehlzeiten von Arbeitnehmern minutengenau erfasst und dementsprechend abgerechnet.
 
Dadurch entstehen viele Vorteile für sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber:
 
- Es herrscht Transparenz zwischen beiden Seiten.
- Der digitalisierte Prozess ersetzt lästigen und handgeschriebenen Papierkram.
- Keine geleisteten Überstunden gehen verloren.
- Urlaubstage werden planbar und Krankheitstage ersichtlich.  
- Die Erfüllung gesetzlicher Regelungen ist dokumentiert.
 
Und dennoch passiert es nicht selten, dass die Meinung vorherrscht, Arbeitszeiterfassung würde kontrollieren und überwachen.
 
Eigentlich nicht zu verstehen, denn:
- erst dadurch werden so manche Unternehmensbereiche wirklich attraktiv.
- es ist nichts wertschätzender als Gerechtigkeit.
- erst damit wird das Vertrauensarbeitszeitmodell möglich.
 
Umstände, die tatsächlich zu mehr Freiheiten anstatt zu Leistungskontrolle und Überwachung für Arbeitnehmer führen.
 
#arbeitszeiterfassung #Handwerk #Gastronomie #Hotellerie

Ich habe viele meiner Kunden gern, doch manche von ihnen sind so besonders, dass es mich richtig berührt.
 
Vor ein paar Tagen habe ich das Tagungshotel Dunant mit meiner Mitarbeiterzeiterfassung in Anbindung an den FILOSOF Hogaplaner ausgestattet.
 
Das Besondere hierbei?
 
Sie lieben es, genau so wie ich, sich für eine gerechtere Welt einzusetzen, indem sie in ihrem Hotel 40 % Menschen mit Beeinträchtigungen einen Arbeitsplatz bieten.
 
Hierfür habe ich meine Geräte auf diese besonderen Umstände angepasst.
 
Meine Zeiterfassungsterminals programmierte ich so, dass
 
Symbolik,
Farben, 
und Text
 
für alle leicht verständlich und intuitiv bedienbar sind.

Zudem kann ich die Transponder des Türschließsystems mit verwenden, die Mitarbeiter haben somit nur ein Medium zur Türöffnung und zur Zeiterfassung.
 
Was denkst du darüber?
 
#zeiterfassung #hotellerie #freude

Bei mir niemand! Denn ich glaube nicht daran, dass Komplexität Unternehmen weiterbringt.
 
Ob falsch eingelesener Chip, neues Update, kein Datentransfer oder systembedingte Probleme, jedes Problem wird unkompliziert und schnell bereinigt.
 
Hierbei braucht sich kein Mitarbeiter an seinen Vorgesetzten wenden und nach einer finanziellen Freigabe fragen.

Warum?
Weil nur Einfachheit Unternehmen voranbringt!
 
Deshalb gibt es bei mir einen Support-Vertrag, der es jedem im Unternehmen ermöglicht, auftretende Probleme einfach beseitigen lassen.
 
#einfachheit #zeiterfassung #edv #unternehmen

Schwachsinn!
 
Ich verkaufe keinen Schwachsinn, den du nicht nutzen und einsetzen kannst.
 
Ich stülpe deinem Unternehmen nicht etwas über, das nicht notwendig ist und für dich keinen Sinn macht
 
Ich empfehle dir nicht etwas Unsinniges, nur damit ich daraus Gewinn erziele
 
Meine Geräte lassen sich auf die Bedingungen und Notwendigkeiten anpassen, die ich bei dir im Unternehmen vorfinde.
 
Was du bei mir bekommst: Geräte, die flexibel, modular und intuitiv nutzbar sind!
 
#zeiterfassung #edv #unternehmen

Jeder verdient seine Freizeit an Wochenenden und seinen entspannten Osterspaziergang. So sollte es jedenfalls sein!
 
In der Realität der Gastro- und Hotelbranche aber passiert es jedoch nicht selten, dass Zeiterfassungsgeräte, Computer und die damit verbundenen Onlinesysteme zusammenbrechen und das mit Vorliebe an Wochenenden.
 
Gerade in dieser Branche sind die Geräte äußerst störanfällig, da sie konstant genutzt werden, während sich die Onlinesysteme oftmals in einer Cloud befinden und damit nur mit Internetzugang erreichbar sind.
 
Ein Super-GAU, brechen diese Systeme zusammen, fallen die Geräte oder das Internet aus.

Was die Gastro- und Hotelbranche wirklich braucht, sind Geräte, die verlässlich und wartungsfrei auch an Wochenenden sowie autark auch ohne Internet laufen!
 
Wo findest du sie?
 
Bei mir!
 
#Gastro #Hotellerie #Zeiterfassung

Gemeinsam effizienter zu arbeiten!  
Dafür ist Zeit der wichtigste Faktor!  
Mit meinen Tools sorge ich für:  
- Optimierung,  
- neue Möglichkeiten,
- Freiheiten,
- Gerechtigkeit,
- und eine ganze Menge Leichtigkeit.
 
#zeiterfasssung #zeit #freiraum

Vor einer Woche war ich an der Ostsee und stattete hier gleich eine ganze Hotelkette mit meinen Zeiterfassungstools aus.

Eines der Häuser stattete ich schon vor geraumer Zeit aus. Da sie dort aber schnell feststellten, mit welcher Effizienz sie nun arbeiten konnten, sollten auch die anderen Häuser ausgestattet werden.

Es dauerte 3 Tage, dann waren alle 6 Häuser ausgerüstet.

Insgesamt installierte ich 11 Zeiterfassungsterminals und stellte meine MitarbeiterApp jedem Angestellten und den Führungskräften zur Verfügung.

Von nun an hatte jeder Mitarbeiter einen Chip, mit dem er das jeweilige Zeiterfassungsterminal vor und nach der Arbeit sowie in seinen Pausen bediente.

In der MitarbeiterApp fand nun jeder den Abteilungsdienstplan, seinen persönlichen Dienstplan, seine Überstunden, Resturlaube sowie interne Informationen des Hotels mit allen Notfallnummern vor, inklusive der Möglichkeit, hier Freizeiten und Urlaube in der App zu beantragen.

Eine neue und entlastende Situation, die bei allen Beteiligten zu einem merkbaren Aufatmen führte, nachdem ich alles installiert hatte.

Warum? Weil:
- flexible Arbeitszeiten nun unkompliziert umgesetzt werden konnten.
- meine Tools eine erhebliche Arbeitserleichterung mit sich brachte, da niemand mehr seine von Hand übertragen Stunden im Kopf ausrechnen musste.
- nun keine der geleisteten Überstunden aus Versehen verloren gehen konnten.
- das Vertrauen schlagartig wuchs, da jeder Mitarbeiter nun selbst seine Stunden nachweislich erfassen konnte.
- alle Abwesenheiten und Urlaubstage ersichtlich und planbar wurden.

Ich hatte meine Arbeit getan. Und zu sehen, wie alle plötzlich aufatmeten, zeigte mir einmal mehr wie wertvoll meine Arbeit ist.

#zeiterfassung #hotellerie #mitarbeiterapp

Nicht selten kommt es in der Hotellerie vor, dass die Überstunden der Angestellten nicht angemessen protokolliert, oft einfach unter den Tisch fallen und nicht vergütet werden!
 
Ein unfairer Umstand, den ich verändern möchte!
 
Das Problem?
Es fehlt in der Hotellerie an der notwendigen digitalisierten Zeiterfassung, um für alle Beteiligten eine viel gerechtere Arbeitsumgebung zu schaffen.  
 
Dabei sind es Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen, die durch eine digitalisierte Zeiterfassung erhebliche Vorteile haben, die dann sogar zu einer entscheidenden Qualitätssteigerung im Unternehmen führt.
 
Die Vorteile für Arbeitnehmer:
- Überstunden werden transparent festgehalten und können nicht mehr einfach so untergehen.
- Flexible Arbeitszeiten können ohne große Probleme eingeführt werden.
- Abwesenheiten der Kollegen sind einfach im System ersichtlich, was Sicherheit in der Planung schafft und die Abstimmung untereinander verbessert.
- Keine bloßen Bauchgefühle mehr! Der Vergleich aller Mitarbeitenden wird messbar und auch für den Chef einsehbar.
Die Vorteile für Arbeitgeber:
- Die digitale Zeiterfassung ermöglicht es, ohne großen Aufwand und kontrolliert flexible Arbeitszeiten einzuführen.
- Die Mitarbeitenden selbst, erhalten die Verantwortung für den Ausgleich ihrer Überstunden.
- Da ihre Eigenverantwortung gestärkt und ihren Bedürfnissen entgegenkommen wird, steigt die
Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden.
- Geplante Abwesenheiten und Termine sind für alle im Voraus einsehbar und bedürfen keiner Planung durch den Chef.
 
Digitalisierte Zeiterfassung bringt beiden Seiten Gerechtigkeit!
 
Und wie geht das nun? Mit meinem Zeiterfassungsterminal und meiner MitarbeiterApp ist genau dies, in nur wenigen Schritten realisierbar.
 
#zeiterfassung #hotellerie #digitalisierung