Einfach und effizient: Zeiterfassungslösungen auch für Kleinbetriebe.
Zeiterfassung muss nicht kompliziert sein – mit unseren Lösungen sparen Kleinbetriebe Zeit und Geld, ohne große Investitionen. Unsere Systeme sind einfach, flexibel und speziell auch auf die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen zugeschnitten. Ich unterstütze Sie gerne bei der EInführung Ihrer Zeiterfassung.
Wir sind spezialisiert auf Digitale Zeiterfassung.
In Anbindung an die verschiedensten Zeitmanagement und Personaleinsatzplanungsprogramme bieten wir Ihnen rundum die Digitale Zeiterfassung eine kompetente Beratung und die modernsten und für Sie idealsten Tools und Geräte an.
Digitale Zeiterfassung
Mit der Digitalen Zeiterfassung können Sie entspannt Ihrer Aufzeichnungspflicht im Rahmen des Mindestlohngesetzes nachkommen. Die Zeiterfassung erfolgt je nach Anwendung über ein Terminal, Smartphone oder am Arbeitsplatz.
Darstellung von SOLL- und IST Plan sowie Salden aus dem FILOSOF Dienstplanprogramm plus Zusatzinfos auf dem Smartphone des Mitarbeiters.Zeiterfassung für ausgewählte Mitarbeiter.
Neben der klassischen Zeiterfassung gewinnt ein weiteres digitales Tool zunehmend an Bedeutung: die digitale Personalakte. Doch was genau verbirgt sich dahinter, und welche Vorteile bietet sie Ihrem Unternehmen?
Die digitale Personalakte ist eine elektronische Version der klassischen Papierakte. Sie speichert alle wichtigen Informationen zu Mitarbeitenden zentral und sicher. Dazu gehören Verträge, Weiterbildungsnachweise, Gehaltsinformationen, Abwesenheitsanträge und vieles mehr. Durch die digitale Verwaltung dieser Dokumente wird der administrative Aufwand reduziert und die Suche nach bestimmten Informationen beschleunigt. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Platz im Archiv.
Ein weiterer Vorteil der digitalen Personalakte ist die verbesserte Datensicherheit. Zugriffsrechte können individuell vergeben werden, sodass nur berechtigte Personen bestimmte Daten einsehen oder bearbeiten können. Zudem ermöglicht die Digitalisierung die Einhaltung von Datenschutzvorgaben, da Prozesse überwacht und Protokolle erstellt werden können.
In Kombination mit einer modernen Zeiterfassung lässt sich so eine umfassende und effiziente Personalverwaltung aufbauen, die Ihrem Unternehmen Zeit, Ressourcen und Kosten spart – und gleichzeitig den Mitarbeitenden Transparenz und Vertrauen bietet.
Nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung und kombinieren Sie Zeiterfassung mit der digitalen Personalakte, um Ihre Personalarbeit zukunftsfähig zu gestalten.
Mitarbeiterzeiterfassung für die Hotellerie und Gastronomie – passgenaue Lösungen von EDV Gehring
Effiziente Zeiterfassung für dein Unternehmen
Du führst ein Hotel oder ein Restaurant und suchst nach einer effektiven Lösung, um die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter einfach und transparent zu erfassen? Dann bist du bei EDV Gehring genau richtig. Wir bieten spezialisierte Systeme zur Mitarbeiterzeiterfassung, die dir dabei helfen, dein Personalmanagement zu optimieren und Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.
Über 35 Jahre Erfahrung in der Hotellerie und Gastronomie
Seit über 35 Jahren steht Daniel Gehring für zuverlässige EDV-Beratung und -Lösungen in der Hotellerie und Gastronomie. Gerade in den letzten 10 Jahren hat er sich auf die Integration von Mitarbeiterzeiterfassungssystemen spezialisiert. Diese Systeme sorgen nicht nur für eine transparente und gerechte Arbeitszeiterfassung, sondern steigern auch die Effizienz und die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter. Denn: Wer weiß, dass seine Arbeitszeit fair und genau erfasst wird, arbeitet motivierter und mit mehr Vertrauen.
Flexible und maßgeschneiderte Lösungen
Wir verstehen die speziellen Anforderungen, die der Alltag in der Hotellerie und Gastronomie mit sich bringt. Durch unsere Kooperationen mit verschiedenen Softwarepartnern bieten wir dir flexible Lösungen, die sich an deine individuellen Bedürfnisse anpassen lassen. Egal, ob du ein kleines Restaurant oder ein großes Hotel führst – wir haben die passende Zeiterfassungslösung für dich. Zusätzlich bieten wir Lösungen zur Personaleinsatzplanung an, die sich nahtlos an die Zeiterfassung anbinden lassen. So hast du alle wichtigen Informationen auf einen Blick und kannst deinen Personaleinsatz optimal planen.
Hochwertige Systeme – hergestellt in Deutschland
Unsere Systeme sind nicht nur flexibel, sondern auch qualitativ hochwertig. Die Zeiterfassungsterminals werden in Deutschland hergestellt und bieten die Möglichkeit, bestehende Transponder von Türschließsystemen zu integrieren. Das bedeutet für dich: weniger Aufwand bei der Umstellung, eine nahtlose Integration in deinen bestehenden Betrieb und den Vorteil, dass deine Mitarbeiter nur ein Medium für die Türöffnung und die Zeiterfassung benötigen.
Persönlicher Service von Anfang an
Von der ersten Beratung über die Auswahl der passenden Hardware und Software bis hin zur Installation und Schulung deiner Mitarbeiter – wir begleiten dich bei jedem Schritt. Unser Ziel ist es, dir eine möglichst einfache und stressfreie Lösung zu bieten, damit du dich auf das konzentrieren kannst, was wirklich zählt: deine Gäste zufriedenzustellen.
Vertrauen in EDV Gehring
Vertraue auf EDV Gehring, wenn es darum geht, deine Personalmanagementprozesse zu optimieren, Zeit zu sparen und Kosten zu senken. Lass uns gemeinsam dein Unternehmen auf das nächste Level bringen – mit smarter Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung, die sich deinem Betrieb anpassen.
Warum sich eine digitale Zeiterfassung für Ihr Unternehmen lohnt (Beitrag von Datafox)
Sie kennen bereits die Vorteile, die eine digitale Zeiterfassung für Unternehmen und Mitarbeiter bieten kann und haben dennoch Bedenken. Fragen Sie sich, ob sich der Umstieg auf eine digitale Zeiterfassung auch in Ihrem individuellen Fall lohnt? Womöglich erscheinen Ihnen die Kosten zu hoch oder der Aufwand zu groß – und Sie haben "ja auch nur wenige" Mitarbeiter … Dann sind Sie genau auf der richtigen Seite gelandet.
Wann lohnt sich eine digitale Zeiterfassung?
In den folgenden Abschnitten präsentieren wir praxisnahe Beispiele und Rechenmodelle, um Ihnen aufzuzeigen, wie sich die Einführung einer digitalen Zeiterfassung für Ihr Unternehmen wirtschaftlich auszahlen kann. Wir werden zwei konkrete Szenarien betrachten, in denen Unternehmen von unterschiedlicher Größe und Branche die Zeiterfassung optimiert haben und positive Ergebnisse erzielt haben. Diese Beispiele sollen Ihnen dabei helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen und die Wirtschaftlichkeit der digitalen Zeiterfassung für Ihr Unternehmen zu bewerten.
Mal nachgerechnet!
Im September vergangenen Jahres sorgte das Urteil des BAG (Bundesarbeitsgericht) zur Zeiterfassungspflicht – gerade rechtzeitig zur größten HR-Messe in Deutschland – für Schlagzeilen. Das Bundesarbeitsgericht bestätigte das Urteil des EuGH aus 2019 und hinterließ dabei viele unbeantwortete Fragen. Während einige Unternehmen vorsorglich nach neuen Lösungen suchten, zögerten andere und warteten auf weitere Klarstellungen. Die Bedenken waren groß, unnötige Kosten zu verursachen und vermeintlich einfache Abläufe, die bisher mit Zettel und Stift oder Excel erfasst wurden, zu verändern. Dabei ist diese Form der Erfassung – unabhängig vom rechtlichen Stand – voller versteckter Kosten und ein wahrer Motivationskiller. Als würden die Mitarbeiter tägliche Strafarbeit leisten und der Chef bezahlt das Nachsitzen noch obendrauf. Eine Situation, in der beide Seiten verlieren. Kurz aufgeschrieben wird deutlich, wie hoch der Verlust tatsächlich sein kann. Erschrecken Sie sich nicht:
25 Mitarbeiter …
... schreiben 2 Minuten täglich Ihre Arbeitszeiten auf. (Kommen – Pause Anfang – Pause Ende – Gehen)
... runden dabei mal mehr, mal weniger großzügig auf (10 Minuten im Durchschnitt pro Person am Tag; Beginn: 07:03 = 07:00, Ende: 16:08 = 16:15)
... geben Ihren Stundenzettel bei der Buchhaltung ab (oder müssen dazu aufgefordert werden), der nun zur Auswertung in ein Programm manuell übertragen wird. (15 Minuten im Monat/Person)
Das sind - bei 25 Mitarbeitern - rund 5,3 Stunden pro Tag, also 26,5 Stunden pro Arbeitswoche. In 2022 haben Arbeitgeber laut *Statista im Durchschnitt 39,50€ (inkl. aller Lohnnebenkosten) für eine Arbeitsstunde gezahlt. In unserem Beispiel mit 25 Mitarbeitern kostet diese Form der Zeiterfassung 209,35 Euro am Tag.
Wagen wir den Vergleich!
25 Mitarbeiter …
... buchen täglich 0,5 Minuten Ihre Arbeitszeiten am Terminal.
... vergessen hin und wieder eine Buchung, was korrigiert werden muss. (5 Minuten im Monat pro Person)
... erhalten am Monatsende die Auswertung Ihrer Arbeitszeiten. Die Buchhaltung macht den Monatsabschluss mit wenigen Klicks in der Software. (2 Minuten im Monat/Person)
Hier liegt der Zeitaufwand bei rund einer halben Stunde am Tag, 2,5 Stunden pro Arbeitswoche. Demnach liegen die Kosten bei 13,82€ pro Tag.
Datafox360°
FAZIT: Eine digitale Zeiterfassung rechnet sich immer! In unserem Datafox Partnerportal finden Sie garantiert eine maßgeschneiderte Komplettlösung, die optimal auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Sie werden überrascht sein, wie schnell sich diese Investition amortisieren wird!
Die Vorteile moderner Zeiterfassung
Dank fortgeschrittener HR Systeme ist die Zeiterfassung kein Aufwand mehr – Das Messen der Arbeitszeit mit neuesten Technologien erleichtert HR Abteilungen und Mitarbeitern die tägliche Zeiterfassung. Durch moderne Zeiterfassungssysteme sparen Unternehmen Zeit und Kosten. Darüber hinaus ergeben sich für HR Abteilungen und Mitarbeiter viele weitere Vorteile. Die Zeiterfassung zählt zu den wichtigsten unternehmensinternen Prozessen. Vor allem in Unternehmen mit Stundenlohn ist eine korrekte Messung der Arbeitszeit unabdingbar. Darüber hinaus ist für HR Abteilungen die manuelle Zeiterfassung mit viel Aufwand verbunden. Ein effizientes Personalmanagement braucht die richtigen Arbeitsmittel. Heute stehen dem Personalmanagement eine Vielfalt an verschiedenen HR Lösungen zur Verfügung. Mit diesen können Prozesse optimiert und beschleunigt werden. Insbesondere die Zeiterfassung kann mittels moderner Tools immens erleichtert werden. Einige Unternehmen erfassen die Arbeitszeit nach wie vor manuell per Stundenzettel. Digitale Zeiterfassungssysteme können jedoch der HR Abteilung und den Mitarbeitern das Leben erleichtern. Dabei bietet die Umstellung auf eine digitale Lösung nicht nur einen Vorteil durch Zeit- und Kosteneinsparungen. Der Einsatz innovativer Zeiterfassungssysteme bringt mehrere Vorteile mit sich.
Keine Unstimmigkeiten: Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten selbst und digitale Lösungen sind immun gegen eine fehlerhafte Zeiterfassung. Insbesondere große Unternehmen zeigen häufig Unstimmigkeiten in der Erfassung der Arbeitszeit durch nachlässige Mitarbeiter und Überlastung von Abteilungsleitern. Je mehr Mitarbeiter, desto weniger kann die Arbeitszeit einzelner Mitarbeiter nachvollzogen werden. Moderne Lösungen reduzieren genau solche Nachlässigkeiten. Als nützlich erweist sich vor allem, dass Mitarbeiter die erfassten Daten nicht mehr ändern können. Dadurch wird ein Fälschen der Angaben unmöglich.
Weniger Arbeitsausfall und Verspätungen: Eine digitale Zeiterfassung fördert außerdem, dass Mitarbeiter seltener ausfallen und dass Verspätungen weniger auftreten. Mitarbeiter werden automatisch dazu verleitet, ihr Zeitmanagement zu optimieren. Schichten werden regelmäßig wahrgenommen und Verspätungen werden seltener. Darüber hinaus kann die HR Abteilung dank einer schnelleren Auswertung und Bearbeitung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter die neu gewonnene Zeit in andere Aufgaben investieren.
Vereinfachte Lohnbuchabrechnung: Gerade in großen Unternehmen mit mehreren hundert oder tausend Mitarbeitern, kann digitale Zeiterfassung in der Lohnbuchhaltung eine große Hilfe sein. Arbeitszeiten und Überstunden müssen nicht einzeln berechnet werden, sondern werden automatisch in ein System übertragen und bieten Unternehmen einen Überblick über Fehlzeiten und Auslastung. Darüber hinaus sparen sich Arbeitgeber eine Menge Verwaltungsaufwand und können über eine elektronische Zeiterfassung wesentlich effizienter arbeiten.
Bessere Einsatzplanung: Zeiterfassung macht es für Unternehmen möglich, Personal effizienter einzusetzen. Aufgrund der minutengenauen Arbeitszeitberechnung können sich Arbeitgeber einen schnellen Überblick verschaffen, welche Mitarbeiter noch zeitliche Kapazitäten haben, um zusätzliche Aufgaben zu übernehmen und welche Mitarbeiter entlastet werden müssen. Darüber hinaus können historische Daten zu Fehlzeiten wie z.B. Urlaubs- oder Krankheitsphasen dabei helfen, den Personaleinsatz zu optimieren.
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit Arbeitnehmer, die viel zu tun haben, neigen meist dazu, Überstunden zu machen. Werden diese nicht über zusätzliches Gehalt oder Urlaubstage ausgeglichen, entsteht schnell Frust und Demotivation. Zeiterfassung kann hier Abhilfe schaffen. Alle zusätzlich geleisteten Arbeitsstunden werden auf den individuellen Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter gutgeschrieben und können zu gegebenem Anlass „abgefeiert“ werden. Das sorgt für Fairness innerhalb der Belegschaft und verhindert, dass Mitarbeiter das Gefühl haben, aufgrund des Arbeitsumfangs gegenüber Kollegen benachteiligt zu werden.
Transparent Sind Mitarbeiter im Besitz von individuellen Arbeitszeitkonten, haben diese jederzeit einen Überblick über die geleistete Arbeitszeit. Es können sowohl Überstunden als auch Minusstunden eingesehen und in Absprache mit Vorgesetzten beglichen werden.
Sicherheit Arbeitgeber sind mit einer digitalen Zeiterfassung rechtlich auf der sicheren Seite. Sie können vor dem Gesetzgeber die Einhaltung der Arbeits- und Pausenzeiten nachweisen und drohen so nicht das Arbeitnehmerschutz- und Arbeitsgesetz zu verletzen.
