Die Vorteile moderner Zeiterfassung

Dank fortgeschrittener HR Systeme ist die Zeiterfassung kein Aufwand mehr – Das Messen der Arbeitszeit mit neuesten Technologien erleichtert HR Abteilungen und Mitarbeitern die tägliche Zeiterfassung. Durch moderne Zeiterfassungssysteme sparen Unternehmen Zeit und Kosten. Darüber hinaus ergeben sich für HR Abteilungen und Mitarbeiter viele weitere Vorteile.
Die Zeiterfassung zählt zu den wichtigsten unternehmensinternen Prozessen. Vor allem in Unternehmen mit Stundenlohn ist eine korrekte Messung der Arbeitszeit unabdingbar. Darüber hinaus ist für HR Abteilungen die manuelle Zeiterfassung mit viel Aufwand verbunden. Ein effizientes Personalmanagement braucht die richtigen Arbeitsmittel. Heute stehen dem Personalmanagement eine Vielfalt an verschiedenen HR Lösungen zur Verfügung. Mit diesen können Prozesse optimiert und beschleunigt werden. Insbesondere die Zeiterfassung kann mittels moderner Tools immens erleichtert werden.
Einige Unternehmen erfassen die Arbeitszeit nach wie vor manuell per Stundenzettel. Digitale Zeiterfassungssysteme können jedoch der HR Abteilung und den Mitarbeitern das Leben erleichtern. Dabei bietet die Umstellung auf eine digitale Lösung nicht nur einen Vorteil durch Zeit- und Kosteneinsparungen. Der Einsatz innovativer Zeiterfassungssysteme bringt mehrere Vorteile mit sich.

  1. Keine Unstimmigkeiten:
    Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten selbst und digitale Lösungen sind immun gegen eine fehlerhafte Zeiterfassung. Insbesondere große Unternehmen zeigen häufig Unstimmigkeiten in der Erfassung der Arbeitszeit durch nachlässige Mitarbeiter und Überlastung von Abteilungsleitern. Je mehr Mitarbeiter, desto weniger kann die Arbeitszeit einzelner Mitarbeiter nachvollzogen werden. Moderne Lösungen reduzieren genau solche Nachlässigkeiten. Als nützlich erweist sich vor allem, dass Mitarbeiter die erfassten Daten nicht mehr ändern können. Dadurch wird ein Fälschen der Angaben unmöglich.
  2. Weniger Arbeitsausfall und Verspätungen:
    Eine digitale Zeiterfassung fördert außerdem, dass Mitarbeiter seltener ausfallen und dass Verspätungen weniger auftreten. Mitarbeiter werden automatisch dazu verleitet, ihr Zeitmanagement zu optimieren. Schichten werden regelmäßig wahrgenommen und Verspätungen werden seltener. Darüber hinaus kann die HR Abteilung dank einer schnelleren Auswertung und Bearbeitung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter die neu gewonnene Zeit in andere Aufgaben investieren.
  3. Vereinfachte Lohnbuchabrechnung:
    Gerade in großen Unternehmen mit mehreren hundert oder tausend Mitarbeitern, kann digitale Zeiterfassung in der Lohnbuchhaltung eine große Hilfe sein. Arbeitszeiten und Überstunden müssen nicht einzeln berechnet werden, sondern werden automatisch in ein System übertragen und bieten Unternehmen einen Überblick über Fehlzeiten und Auslastung. Darüber hinaus sparen sich Arbeitgeber eine Menge Verwaltungsaufwand und können über eine elektronische Zeiterfassung wesentlich effizienter arbeiten.
  4. Bessere Einsatzplanung:
    Zeiterfassung macht es für Unternehmen möglich, Personal effizienter einzusetzen. Aufgrund der minutengenauen Arbeitszeitberechnung können sich Arbeitgeber einen schnellen Überblick verschaffen, welche Mitarbeiter noch zeitliche Kapazitäten haben, um zusätzliche Aufgaben zu übernehmen und welche Mitarbeiter entlastet werden müssen. Darüber hinaus können historische Daten zu Fehlzeiten wie z.B. Urlaubs- oder Krankheitsphasen dabei helfen, den Personaleinsatz zu optimieren.
  5. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
    Arbeitnehmer, die viel zu tun haben, neigen meist dazu, Überstunden zu machen. Werden diese nicht über zusätzliches Gehalt oder Urlaubstage ausgeglichen, entsteht schnell Frust und Demotivation. Zeiterfassung kann hier Abhilfe schaffen. Alle zusätzlich geleisteten Arbeitsstunden werden auf den individuellen Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter gutgeschrieben und können zu gegebenem Anlass „abgefeiert“ werden. Das sorgt für Fairness innerhalb der Belegschaft und verhindert, dass Mitarbeiter das Gefühl haben, aufgrund des Arbeitsumfangs gegenüber Kollegen benachteiligt zu werden.
  6. Transparent
    Sind Mitarbeiter im Besitz von individuellen Arbeitszeitkonten, haben diese jederzeit einen Überblick über die geleistete Arbeitszeit. Es können sowohl Überstunden als auch Minusstunden eingesehen und in Absprache mit Vorgesetzten beglichen werden.
  7. Sicherheit
    Arbeitgeber sind mit einer digitalen Zeiterfassung rechtlich auf der sicheren Seite. Sie können vor dem Gesetzgeber die Einhaltung der Arbeits- und Pausenzeiten nachweisen und drohen so nicht das Arbeitnehmerschutz- und Arbeitsgesetz zu verletzen.